项目管理一团糟？只因缺个称手的工具

国内项目制公司，经常会在项目推进中出现一些问题。给大家分享一个项目管理的真实案例，案例来自恒大。

恒大集团开发商的项目出现了哪些问题呢？

——跨部门协同的问题。

一是，项目进度的不可控。设计部门和施工部门使用同一个报表跟进项目进度，但总部可能在北京或上海，而施工队伍在河南焦作，这会出现信息滞后性，进度不可控的问题。

 

二是，项目的滞后性。设计图在总部、设计部门、施工部门之间传递，但考虑到设计部门修改施工图，但施工部门不能及时获得，这就会导致项目的滞后性。

从负责人发来的截图可以看到，满屏幕的文件夹、excel表、文档。打开每个文件夹后，发现都是针对单个项目的，在文件夹里还会有各种各样的文件，导致电脑存储的文件量特别大，每天沟通协作时需要上传下达，这就会出现问题。↓↓↓

常理上，一张表格可以把项目的进度安排好，但实际上，目标节点是从上至下按照正常顺序去排的，而在实践中是要遵循备注的顺序，因此，这会导致任务的杂乱不堪。↓↓↓

举个例子，所有剩下的任务是要得到第一版总规以后，才能继续进行。然而，前面又有时间节点，这就会导致表面顺序和实际顺序是不达标。

因此，计划总是不能直观展示、领导层抓不住工作的重点。在完成时间方面，有的任务标记延迟，或者说有的任务已经取得了进展，接下来要怎么去协作，就只能通过微信、QQ、电话、短信进行沟通。

——表格冗长，无工作重点。

一张表格共有190行，难道领导都要自上而下、一一把控项目进度，每天筛选这190行的任务吗？

• 表格设计错误的情况下怎么办？

• 相关责任人安排任务的进度谁来把控呢？如何筛选？

• 延期的的任务怎么把控呢？

一张表格涉及八张子表，同样的问题可能在八张表里都会出现。

当执行层得到这张表格的时候，看到的备注内容只是一个数字，这个数字什么意思？表格表示不清楚，因此，必须通过电话等等方式沟通项目进度。

一个相关负责人在一张表格里需要负责多项任务，但实际上，在其他表格里，其也负责多项任务，因此，负责人的日期、任务是杂乱无章的。执行层的任务比较杂乱，无工作重点。↓↓↓

在下图中，可以看到，王蕊的任务是按照时间顺序安排2月到3月任务的，但从备注中显示3月的任务已经完成了。那2月的任务是什么状态呢？为什么未完成呢？

因此，当领导层看到此表时，需要通过电话、QQ、微信等等方式询问、跟进，这就会出现任务重复、衔接无序、进度不明的问题。↓↓↓

通过这一个案例就能反映出项目管理中经常出现的问题，有执行任务不明确、计划工作无重点、项目进度空泛等等问题。↓↓↓

我们反思一下：项目管理是什么，怎么执行？

项目管理是实现目标的过程的把控，运用所学的知识、技能、工具和方法高质量、高效率地完成项目。

通过表格开展项目存在不直观、效率低、任务混乱等问题。那么日事清是如何实现项目管理的？

在日事清上表格是以下面的方式呈现的。↓↓↓

项目管理分为五个阶段，包括启动、规划、执行、监控、收尾工作等阶段，而日事清相对应的功能是计划、日程、笔记、公司以及应用。

启动阶段有启动前言，需要与利益方进行沟通，传统方式是通过微信、QQ、电话、短信等，或者约谈、面谈等方式进行沟通。

当然，沟通是十分必要的，但完全通过这些方式沟通难以留存沟通记录、相关文件等资料。↓↓↓

在启动阶段，要做到三点，一是收集信息。二是深入讨论，三是计划、执行。在项目启动阶段，在日事清上怎么呈现呢？↓↓↓

第一，在计划界面创建相关利益人沟通的模块，即看板。

沟通完以后，在日事清「任务」里面可以进行记录，创建整个项目的白皮书。

创建完白皮书以后，点开单独的任务界面，可以看到跟所有利益人相关的沟通、需要的重要文件可以在看板的任务里上传文件、表格、图片以保证沟通阶段文件的存留。

所有任务下面都有评论区，一是显示操作记录，进行沟通的阶段，所有人在重要文件的位置的操作在日事清上都有一个完整的记录；二是可以及时沟通，解决遇到的难题，提升效率。↓↓↓

第二，可以在日事清的「笔记」界面存留沟通记录和项目白皮书。在添加成员的界面，可以对项目所需要添加的成员进行设置权限。

「笔记」打开以后也可以上传表格、文件等，下方可以同样也有操作记录、也可以沟通，可以存留整个项目前期沟通计划完整的记录。

第三，项目要开展，需要员工执行。

我们可以在日事清「笔记」界面添加成员、完成项目所需要的成员名单和相应的职责表。

分配成员以后，可以创建团队。在公司界面，创建公司的组织架构，实现团队之间的协作，可以添加部门，并给不同的成员分配部门，有四种邀请方式添加成员，也是非常方便呢。↓↓↓

创建完团队，有了组织架构以后，要开始制定计划。规划阶段主要是在计划这模块完成相关工作的。

第一，创建计划。创建计划，有两种方法：选择模板，有九大行业的标准参考模板可以选择。

可以创建子计划，以按照不同的项目的流程和标准进行计划的管理。

在「日事清」设置界面，可以根据个人喜好、项目的重要程度，选择不同的计划设置，在创建完整个项目的计划后，可以添加项目成员，并添加各自的职责。↓↓↓

第二，把控风险。「日事清」可以用贴标签的方式，完成项目风险的把控。对任务设置高危险或者低风险的标签，以及应对措施，进行风险把控。↓↓↓

执行计划。可以通过「日程」来协助完成。

举个园林例子，负责园林画图只需要关注任务里前后具体的内容以及怎么操作。

「日事清」的计划是比较方便的，执行人员可以筛选所属的计划，根据职责，发现所应承担的任务，一目了然并可以把控流程。↓↓↓

执行层可以在计划的设置中，根据偏好对整个计划进行执行层面的设置，其只要关注自己计划中跟自己有关的任务。

而领导层，可以根据任务的性质来设置是否需要同步到相关责任人的日程当中。

谈到执行层，日事清的「日程」主要根据是根据两本书，第一本是GDP时间管理，第二本就是高效能人士的七个习惯。

创建日程的目的就是要让每一位日事清用户有效结合任务资源和时间资源，有条不紊地做事。

执行层可以添加任务的提醒，进行时间管理，达到高效水平。管理层可以在公司层面，点开员工名字查看到员工近一周工作的任务安排，可以查看其任务行程。

这样就能关注员工的任务量，实现下一步的计划，减少沟通的时间。↓↓↓

然后进行监控。监控可以通过日事清的「笔记」来完成。笔记一共分四类，包括会议纪要和日报、周报、月报的一个生成。

第一，回顾。在笔记里，可以回顾、梳理昨天做了，今天做什么，明天要做什么。

一键生成日报以KPTP的方式展现出今天完成了哪些任务，没完成哪些任务，只需要在P和T这个位置添加说今天遇到的问题和接下来的举措就可以。↓↓↓

第二，甘特图的功能。以甘特图的方式来展现计划的流程，以及有关联的任务，当然，也可以进行一键拖拽观测任务完成的进度。↓↓↓

第三，统计图的功能。统计图的可以完整的展现出单个任务里的个人的计划，然后从时间维度去监控，统计出整个任务执行的情况。↓↓↓

最后，收尾阶段。任务执行完成后，还需要进行三类工作。↓↓↓

第一，分析总结。在整个项目完成时，可能需要提供报告，上报也好，自己回顾也好，对整个项目计划进行完美的总结。

第二，撰写报告。在笔记可以创建项目完成的报告，然后进行完整的回顾。

第三，归档收官。归档以后，在应用的界面里可以获得整个项目的完整的记录，可以查看整个项目任务完成的情况。项目复盘可以结合统计功能进行分析。↓↓↓

接下来对日事清产品进行回顾。

「日事清」是一款SaaS软件，是任务协作类软件，其定位是高效能团队管理专家。其中，包含了计划管理、流程管理、项目管理、时间管理、知识管理等先进的理念，结合了GTD和四象限工作法、看板管理法等科学的方法来协助各层级的工作者提高工作的效率。

日事清是数字化的服务商，是公司向数字化转型的重要的工具。

对日事清的各大功能进行回顾，日事清的功能——计划、日程、笔记、应用、公司是根据PDCA的循环方式对应项目管理的五大阶段。↓↓↓

在计划层面可以对员工了如指掌，设置一些标准化的流程，添加任务。↓↓↓

在日程界面将任务落实到每一个人，可以高效的执行。↓↓↓

在笔记阶段可以减少员工回忆的过程，可以一键生成简报，回顾跟踪，沉淀这些知识，这样才能达到隐性知识显性化。↓↓↓

应用阶段，辅助前面的三大功能，包括云盘的存储、归档计划等功能。↓↓↓

在公司界面可以查看员工的日程，可以减少沟通汇报、增加沟通的效率、增强部门的协作，还能提供多终端的即时同步，实现员工移动化、无纸化办公。↓↓↓

通过QQ、微信、钉钉等下发任务，不知道工作的进展，口头承诺、口头协作，任务协作比较杂乱、流程比较随意、风险比较大。

用「日事清」则能建立标准化的流程、建立知识库、沉淀企业的实践经验、各岗位的标准流程，这样就能达到持续更新，能让新人快速的上手，达到高效办公。↓↓↓

现在给大家展示使用「日事清」的一些企业，大家可以查阅一下。↓↓↓