如何用日事清帮助企业进行知识管理？

先回顾一下，我们说了主要解决3个问题，竞争压力、工作复杂度提升、知识工作者，还讲了什么知识，知识是对信息的加工，是经过实践证明，可以用来引导决策和行动的，以及知识的两种分类，显性知识和隐性知识。

下面我们说一下如何进行知识管理

其实大家来听课，主要目的并不是要做知识管理，而是要解决一些问题。知识管理其实也是这样，他提供了一些方法，用来帮助我们解决遇到的问题。

企业知识管理主要从两个手段来解决问题。

一个是通过技术手段，提高信息和知识的送达效率，简单来说就是让知识和信息出现在需要他的地方。

这个主要是从管理显性知识的层面去提高生产效率。

像我们传统的CRM系统、CMS系统、呼叫中心、组织的知识库、流程看板等，这些信息化技术都提高了显性知识的送达效率，以此来提升员工的工作效率。

第二个从组织管理的角度，通过组织内个体的个人知识管理推动组织的知识创新。

这个主要是从管理知识转化的层面去进行知识创新。

这两种方法并不是相互独立的，而是相辅相成的，既要有技术手段，又要构建好团队的组织文化。

首先我们来看一下，如何让知识出现在需要的地方

这里主要是通过技术手段，日事清是如何让知识/信息出现在需要的地方的呢。

第一步肯定是收集，我们只有将知识和信息收集起来，进行加工和整理，然后分享到团队，这样才能让知识在组织中流转起来。

先是，流程看板，让每个人都能按部就班完成繁琐的工作

之前流程管理的课程，杨老师已经给大家讲过了流程可视化的好处，以及如何在日事清中进行制作流程，我们这里还是以新员工培训这个案例来讲。

那么这个流程的制作过程，其实就是我们知识创造的过程。

我们通过一个问题，新员工入职培训都需要进行哪些工作的这个问题，制定相关的解决方案，在经过实践的验证之后，就形成了一个知识/流程，我们通过把流程放到日事清的计划中，将这个知识保存了起来

说完了收集，接下来我们就需要强调知识管理中的分享，我们在形成知识的时候就要为分享做好准备，这样才能让知识出现在需要他的地方

还是刚才的例子，什么时候才能用到刚才那个流程呢，一定是在来新的员工的时候，那如果这个时候公司的HR恰好是个新人，而且之前的流程我们用完之后进行归档或者删除了，这个新人HR又没有权限或者他也不知道在哪里找，甚至都不知道有过这个计划，这个时候就会出现做过的工作又要重新做一遍的问题，那怎么办呢？

这就需要我们有一个知识管理的规范，在制作了一个新的流程之后，我们需要将他保存到企业的计划模板里，员工在新建计划的时候，可以看看公司模板内能否找到相应的模板，公司的模板库就是一个用于解决特定问题知识库，这里的知识是可以马上指导我们进行决策和行动的

右图是我们创建公司模板的过程，选择一个现有的计划，将他复制成一个新的模板，下面的是模板的一个预览页面，我们也可以在现有流程的基础上进行修改。

同样的例子，我们也可以应用在产品研发上，不同的业务线都可以用相同的流程模板来进行管理，这里就不在举例了

除了以模板的形式分享，我们还可以将计划导出给其他团队

如果我们开了分公司或者其他事业部的时候，我们也可以利用计划的导出功能，将原有团队的计划模板导出到新的团队内，帮助新团队的快速组建基础流程

导入和导出都是以excel的形式实现，我们也可以按照规定的格式，将现有的资料导入到日事清的计划中去，来进行更方便的管理和操作。

除了收集和分享，我们还要使用组织拥有的知识来解决问题。

首先我们可以主动将任务和知识进行关联，让执行者，拿到任务的时候，可以查看相关的知识文件、背景资料、产出物的要求或者规范

例如，技术利用日事清笔记编写技术文档，写完之后可将其关联在对应的开发看板里，一方面知识更合理的保留下来，另一方面让执行人员能够看到更完整的信息。如果我们直接在任务详情中编写技术文档的话，一旦这个任务打钩完成之后，可能会被归档或者删除，这样就不利于我们知识的保存。

再比如，我们之前说的这个入职培训的案例里面，可以在企业文化、发展历程、规章制度的学习任务中关联相关的文档或者文件资料

日事清里的全局关联可以关联日程、计划内的任务，也可以关联笔记和云盘内的文件

当然有时候我们并不知道组织内是否有相关的知识，或者知道有这个知识，但是不知道存在哪里，这个时候我们可以通过全局搜索的方式，来查找对应的关键词。

当然也可以用来查看以前是否有相关的同事完成过类似的任务。

在这里可以搜索到所有相关的信息，并根据类型进行筛选

最后我们说一下知识库，日事清主要通过笔记来落地知识库，知识库既可以用来收集和分享知识，也可以直接在其中找到相应的知识，从而解决具体的问题。

知识库通常可以分为三类。

按组织部门建立的知识库或者说是文集，可以存放使命愿景、规章制度、团队公告、会议记录这些

按项目建立的文集主要存放项目相关的项目章程、质量报告、交付文档等，相关的文件或者合同可以从云盘中关联到相应的笔记中，形成完整的知识库

按业务建立相关的文集，可以针对特定工作的需求对相应知识进行收集和整理，如我们产品这边会存放需求文档、设计规范、开发说明等

这三类是为了解决不同类型的问题，前提是我们需要先想清楚对应知识库的应用场景。

你可以添加同事为成员，在团队内部进行分享，也可以直接通过链接的方式分享到外部，分享给你的客户或者合作伙伴

对于知识库，我们还要强调一点，知识库不只是放知识的地方，更是让知识产生价值的地方。比如说：相对论肯定是知识，但是我们肯定不会放到自己的知识库中，因为我们没有办法让他产生价值，所以知识库的构建，核心还是围绕解决问题去思考。

本文来自：日事清，高效能团队管理专家。作者：吉木，日事清产品经理。如果您在使用日事清的过程中形成了一套高效工作流程或，欢迎跟我们分享您的使用经验。