流程优化七步法，如何进行流程优化？

在我们开展日常的流程优化过程中，也希望身边有一套成熟、标准的方法来指导我们开展工作，尤其是对于刚进入职场的小白来说，当上级领导突然抛转过来一个流程优化项目，如果事先没有一套规范的方法论作为指引，容易乱打盲干，结果也就存在较多的不确定性。下面我们介绍一种根据实践经验整理总结出的流程优化七步法，可以直接拿来套用，用以指导员工开展流程优化工作，用规则的确定性应对结果的不确定性，具体步骤如下：

第一步，明确客户的真实需求及问题。

第二步，确定优化范围及目标。我们在开展流程优化项目过程中经常会遇到工作越做越多，即所谓的范围蔓延或镀金，导致项目不能在规定的时间内保质保量完成，这就犯了前期项目范围模糊的毛病。所以说在开展优化项目前，一定要与客户沟通好，明确项目范围，且项目的范围大小要与相关资源配备情况相匹配，避免范围过大而资源（时间、资金、人力等）不足，给项目后期留下风险。任何的流程优化项目都有自己需要完成的目标，也可以理解为满足客户的原始需求，解决他们的实际问题。目标的设定最好满足SMART原则，即具体的、可衡量的、目标能够达到的、一定的相关性、有明确截止时间。模糊的目标描述容易留给实施人蒙混过关的空间，最终也可能导致项目的失败

第三步，梳理现状及收集数据。流程现状的梳理可以说是流程优化的关键一步，现状梳理清楚了，流程优化也就成功了一半。流程现状梳理环节有点类似于“警察”收集证据的过程，既然开展此流程优化项目，说明原先的做法可能是存在一定问题的，因此对现有做法的梳理就需要严谨。我们在进行现状描述时一般会用到SIPOC法、流程图法、黄纸帖法、ASME

第四步，问题及原因分析。通过对比梳理现状与实际目标之间的差距，找出目前业务存在的可能问题，有时候问题会非常多，所以我们需要学会抓大放小，大胆假设，重点解决客户急切关注或前80%的问题即可，没有必要面面俱到，要考虑资源、质量与效率的平衡。对于找出的问题，我们可以运用精益或质量理念中的一些方法，如5W2H法、5WHY法、鱼骨图法等查找问题的根因，问题的根因找对了，后续的流程优化工作也就顺畅多了。大数据理念曾提到一个观点是，找到尽可能多的问题即可，而不必分析原因，有时根因分析不是必需的。此观点的正确性有待商榷，需根据具体项目采用不同的策略，不可全盘接受或否定。

第五步，制定解决方案。根据业务现状、数据支持、发现的问题及原因分析等信息，我们就可以来制订我们的流程问题解决方案了。

第六步，汇报与修订。对于前期做完的工作，我们就可以按照公司标准格式整理形成正式的PPT或Word材料给领导进行汇报决策。需要提醒的是，在给领导汇报之前最好是与方案的相关部门进行充分地沟通并达成共识，看方案中是否有不妥或后续难以落地的环节，可以在领导决策前修改完善，避免提出的解决方案不具备可落地性，只是自己部门“柏拉图”式的理想愿望而已。在与各部门及相关领导沟通汇报完成后，根据他们的意见进行相应的调整，并再次组织沟通汇报，直至方案通过。中间过程可能会反复修订，非常考验人的耐性，笔者曾经见过一个方案修订达上百次的案例。当然这个案例有点极端，但每一次评审修订的过程都是一次对业务解决思路深度思考的过程，对你的成长都有帮助。第七步，文件与IT系统的固化落地。

第七步，文件与IT系统的固化落地。流程优化项目要想真正地发挥作用，就必须落实到文件与IT系统中。流程管理界一直流传着一句话是“管理制度化，制度流程化，流程IT化”，流程文件是保证项目落地的立法依据，IT系统是文件执行的固化手段，流程从上往下规划，IT系统从下往上实现，两者密切配合，都需要抓住。如果只是固化到文件中，而没有相应IT系统支撑，则实施效果难以保证；如果只固化到IT系统中，而未制订相关文件支撑，则IT系统的落地就“师出无名”，缺乏权威性和增加日后随意改动的嫌疑。以上流程优化七步法是经实践检验，比较完整的项目实施方法，对于初次接触流程管理的人来说，在开展流程优化项目时就可以直接拿来套用，节省较多的总结和思考时间，但在实际优化项目过程中会因项目复杂度不同可进行必要的裁剪和灵活处理。