如何选择一套适合自己团队的项目管理和协作工具？

阿里CEO 张勇说，“一切商业竞争，到最后都会变成组织的竞争。”

大部分企业以传统的职能化运作为主，容易形成部门间壁垒，而新产品规划、产品研发等活动的复杂性，依靠部门之间分工协作已经难以保障相应的进度和质量。在企业生产经营中，企业管理者面临着在企业内外部都面临着高效沟通与协同和管理的问题。

很多团队会通过购买一套团队管理和协作系统，作为企业提升的助推器。然而要做到团队管理和协作的提升，并不纯粹功能叠加的一套系统，固定的行为动作和流程模板就能实现的。团队管理的工具必须重视管理者和员工的体验和效率。

“相比OA，团队管理和协同软件更专注于「人」，希望通过提供组织成员灵活、高效的工具和使用范式，激发人的主观能动性，倡导不同场景下的灵活协作，最终打造出一个适应变化、积极变革的协作型组织。”

一、团队管理和协同软件的分类

(1)信息协同软件。以交换信息为主，消除信息孤岛。各个部门之间需要进行数据和文件的交换，达到协作

(2)过程协同软件。在某个过程阶段中的协同工作，强调在一个工作中的协同工作，让作业流动

(3)知识协同软件。核心在于在合适的时间和场所，进行信息和知识的传递。

二、协作软件相对于其他软件有哪些优势？

很多企业分散建立ERP系统、财务系统、SCM系统、垂直行业IT业务应用系统，各个系统之间缺少联系和整合。而通过协同平台可以构整合企业信息孤岛，将员工对业务系统的应用与日常的沟通、协作应用相整合，为员工提供统一的工作环境。

一套协作工具可以：

改变以前靠书信、口头传达来实现沟通的，现在可以通过日事清做任务上传和下发实现；

改变以前需要将重要文件打印留档，存放在文件柜中，现在可以通过用日事清的云盘功能来储存，不占用空间，且效率更高。

支持移动办公、远程办公，帮助企业提升综合管理水平。

企业若想借助协同办公系统完善和提高自身的管理水平，则必须针对自身的发展前景和趋势作

二、日事清为管理软件的实施建议

（1）对于具有一定信息化水平的企业，并且正在使用ERP或其他软件如CRM，具有一定的技术支持和信息操作的规模较大的公司，在考虑是否引入协同软件时，不需要放弃你正在使用的软件，因为协作软件和erp、crm并没有冲突

日事清的作用在于提高解决问题的效率。日事清是克服原有ERP功能的弱点，实现强联盟。将协同软件和ERP、CRM系统集合在一起可以事半功倍。

（2）尚未进入信息领域的企业

对于新成立的公司，无论是在管理、沟通还是在业务方面并没有使用其他信息软件。没有成熟的管理体系和运作框架。

首先，企业自身应该改进企业系统并建立一个协作软件可以运行的环境。认清市场情况，明确需求

企业从前以前主要集中在微信qq等即时消息，通过日事清转向工作流管理，用户应用程序关联该软件的目的已从通信改为“团队协作工作部分”指向有序推进。“

在选择之前，要结合以下因素作出选择：

·员工需求：工作流程、必要性

·经济资源：财务、资源综合平衡等方面。

·企业所需的功能模块也与企业的主要业务和行业有关。

不同公司的功能需求是不同的。例如：制造业以生产和研发为主，服务业以沟通和客户关系为基础。通信行业由通信平台和客户关系主导。

应该通过主营业务，确定具有相应功能的软件。

（3）软件成本 - 性能权衡

选择协作软件时综合考虑功能要求,非功能性要求:响应，速度，安全性、总体性，易用性，可维护性。

此外，很多定制开发软件的成本从数万到数百万不等待。如果公司没有很大的规模和实力，建议不要使用过于高端和复杂的产品，很容易陷入高投入和低收入这种情况，而且可能开发后造成会造成闲置。

对中小型企业，建议使用低端价格，高性能产品,比如日事清，而不是盲目追随品牌，为公司选择合适的品牌。

（4）软件售后服务

主要是调查供应商的以下几点：

1.根据客户需求进行分析和设计；

2.能为公司提供有用的管理咨询

3.在实施过程中为客户提供有效的解决方案？

4.服务周期和服务人员的素质。

从上面的分析我们可以看出，选择一套适合自己团队的协作工具要以已有团队机制为依托，协作工具需要以角色、部门和规则为基本点，使用团队管理和协作工具的最终目标是降低成本、提高效率，实现利益最大化；企业的信息化建设不可能一蹴而就，协同办公系统则是将各个独立建设的体系平台有效结合在一起，让企业内部之间实现高效的信息交流互通，