利用甘特图提升工作效率

在工作效率和时间管理领域，甘特图绝对是元老级别的存在。但这个概念还并不为大众所熟知。日事清作为时间管理领域的先锋军，我们感觉自己有这个责任和必要，带动大家一起来了解时间管理、提升工作效率。而甘特图就是其中不能缺少的一部分，还是先从概念说起，我们来介绍一下甘特图以及如何使用甘特图提升工作效率。

甘特图起源于第一次世界大战期间，20世纪20年代，作为一种计划批量生产的生产规划工具而成熟，但却没有被用于项目管理和工作计划。它最初通过将时间序列的生产要求与各个项目部分相连接，进一步确定每日生产量。

创始人甘特指出，适当的规划和控制涉及“……有两套天平，（1）每个工人应该做和正在做的事（2）需要完成的工作量” 。这就是甘特图的起源。

甘特图的简单和易理解让他在战争年代非常受欢迎，然而纸质图表和生产计划板的不方便，导致了信息处理的限制性，当时的人们在改进甘特图上遇到了困难，大规模生产的复杂性不适用于当时的甘特图。

后来，项目管理开始使用甘特图和网络计算机网络的结合。

20世纪60年代，甘特图作为项目规划和管理的补充方法开始变得突出。随后，微型计算和个人计算机的兴盛刺激了甘特图的复兴。

随后，在各个领域，随着不断的优化、资源的填充，甘特图的生命力一直旺盛，一直被企业沿用到今天。

甘特图使项目经理能够保证他对客户的承诺兑现，即使出现了问题也能够有的放矢，提前通知。

有三个注意的点是：1，考虑整个生产过程。2，适用于销售驱动类型的生产。3，整个流程是一个解决方案的程序，计划是构建起来实现订单承诺的。

1 定义：

首先，甘特图为一个生产规划、项目管理的调度器；其次，它是一个自上而下的管理工具。 

甘特图对计划提供了一个清晰的概述：

一个计划的单个作业任务； 各个任务的相互关系； 每个任务的进展； 每个任务和整个计划的持续时间； 所有资源及其利用情况； 各个部分之间的依赖； 时间表变动的影响； 在计划冲突的情况下，会提供一种视觉警报。

2 两个维度：

对于时间和事件的清晰的概述。

甘特图是一个二维平面图，横道线显示了每项工作的开始时间和结束时间，横道线的长度表示了该项工作的持续时间。 时间维决定着项目计划粗略的程度，根据项目计划的需要，可以用小时、天、周、月等作为度量项目进度的时间单位。 

这个例子是一个典型的甘特图的格式。 它显示了甘特图格式如何可以应用到一天的时间框架。在这种情况下，甘特图格式用于显示大学课程时间表。不同颜色的条用来表示不同学科（红色为语言艺术，绿色为科学等）。

3 其他资源：

重要节点/里程碑/重要事件，辅助资源（包括人力、物力、工具、软实力等等），进度状态，事件之间的依赖关系。 
里程碑图描绘了沿着时间表重要事件，并且表明他们之间的联系具有里程碑意义的甘特图通常用于顶级报告，以便管理层不成为项目或项目的细节越陷越深。 里程碑：重要的检查站或一个项目中期目标。 资源：为团队项目，它往往有助于有包含数字或标识对球队是谁负责的任务缩写的附加列。 状态：项目进度，图表是由在任务的栏填充到正比于工作的完成量的长度更新。 依赖关系：一个基本的概念，有些活动是依赖于其他活动首先被完成。

4 一个关键特征：

利用问题的系统而不是算法解决问题。如果出现问题，就开发一个更有效的操作系和流程，统而不是解决单独问题的方法。 
这是一个基本的甘特图例子。每个任务使用一个黄色三角形来表示任务的开始日期和一个绿色的倒三角，表示任务的完成日期。

5 四个优点：

直观，迅速启动，轻启动： 甘特图的基本思想和固有的简单性是惊人的，以一个时间表，配合资源和颜色条，展示任务活动及其持续时间。仅此而已。

人的直觉能够让每个人迅速了解如何使用甘特图，从你的一个idea开始，很轻易的就可以开始制作一个甘特图，而不需要考虑其他。

净度，桥梁，沟通交流： 作为一个工作与管理之间的桥梁，他很直观，易理解，是管理层和员工间可以共同使用的语言。

它作为一种工具，为管理和衡量整个团队的执行力提供了最基础通用的信息。

减轻报告的负担，直截了当： 工作中的人们，不管他工作是否积极，几乎没有人喜欢主动作报告。

而甘特图的直观，能够从视觉效果上很明显的显示项目的进度和完成状态。

提高效率，记录的最佳途径： 许多公司的项目和生产活动都有一个不断重复的过程。通过甘特图的可视化规划和跟踪记录，这个直观、清楚的工作过程，交接到任何一个新人手里都让人们有路可循，快速掌握，这大大提高了组织效率。

提供洞察，更加透明： 甘特图提供强大的洞察力。 我们以时间轴、资源和任务为节点，在表格上呈现一个个的积木，很明显能够展示各部分之间的联系。

甘特图不仅展示了项目的序列，还提供了重要的流程管理路径，从而引导调度人们的注意力集中到最最重要的部分。

管理救济，责任追究： 这种透明度和洞察带来的一种显著的价值就是，对于管理，有显而易见的好处。

有了明确的流程步骤，任何员工都能够对自己的工作进行合理规划，从而避免拖延和其他责任误区。

“我知道我的任务是晚了，但我不知道，这对整个过程如此大的影响。”人们面对甘特图很难说出这样的话。所与人的任务都是透明的，关键路径是视觉化的，责任是明晰的。

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